Hộp - Quy trình chuẩn bị điều tra thực địa của cán bộ điều tra

Chuẩn bị trong nội bộ

•    Lên danh sách các vấn đề cần thẩm tra (chủ yếu là các nội dung cơ bản phục vụ việc tính toán biên độ phá giá);
•    Đánh giá hệ thống IT của doanh nghiệp sẽ tiến hành xác minh;
•    Liệt kê các câu hỏi sẽ hỏi;
•    Phân bổ công việc (mỗi cán bộ phụ trách xác minh một mảng)
•    Quyết định trình tự điều tra thực địa
•    Chuẩn bị hồ sơ + tài liệu để đem đến nơi thẩm tra
•    Chọn mẫu (không phải tất cả các thông tin về một vấn đề đều sẽ được xác minh mà chỉ chọn một số).

Chuẩn bị thực tế

•    Địa điểm công ty/địa điểm lưu trữ hồ sơ ghi chép của công ty (hồ sơ kế toán/doanh thu/sản xuất)
•    Thỏa thuận ngày thẩm tra
•    Phối hợp kiểm tra nhiều nơi
•    Thông báo cho các cơ quan có thẩm quyền nước xuất khẩu
•    Phiên dịch
•    Gửi Công văn thông báo nội dung thẩm tra (bao gồm các tài liệu cần chuẩn bị)

Hộp - Các loại giấy tờ, chứng từ mà cán bộ điều tra có thể yêu cầu xuất trình

•    Báo cáo tài chính kế toán (Bảng cân đối kế toán, phiếu tài khoản…)
•    Các tài liệu công ty (sổ cái, ghi chép hàng ngày, hồ sơ sản xuất, hồ sơ hàng tồn kho, bảng lương, sổ sách ghi tài sản…báo cáo tài chính, biên bản các cuộc họp Hội đồng quản trị)
•    Thông tin quản lý (báo cáo của Giám đốc, hệ thống kế toán chi phí, khác)
•    Đồ thị kế toán 
•    Tài liệu giao dịch

Hộp - Phương pháp điều tra thực địa của cán bộ điều tra

(i) Phương pháp tiếp cận

Kiểm tra không định hướng:

Cán bộ điều tra sẽ tiến hành xem xét tính hợp lý của thông tin mà doanh nghiệp cung cấp; nếu phát hiện có bất hợp lý thì sẽ tiến hành điều tra tiếp về nội dung đó.

Kiểm tra định hướng:

Cán bộ điều tra tiến hành kiểm tra xem thông tin doanh nghiệp khai báo có phải là nói quá (khai báo cao hơn mức thực tế) hay nói giảm/nói tránh (khai báo thấp hơn, hoặc không khai báo) không (phương pháp này thường áp dụng đối với các thông tin là số liệu)

- Kiểm tra nói quá:

Đối tượng: Thường sử dụng để xác minh các thông tin doanh nghiệp khai báo về giá xuất khẩu, phân bổ chi phí giá nội địa…

Phương pháp: Bắt đầu bằng số liệu mà doanh nghiệp cung cấp trong bản trả lời Bảng câu hỏi (thường các số liệu lớn bất thường sẽ bị chọn xác minh), cán bộ điều tra sẽ truy về sổ sách chứng từ xem có khớp không;

- Kiểm tra nói giảm, nói tránh:

Đối tượng: Thường sử dụng để xác minh các thông tin doanh nghiệp khai báo về giá nội địa, chi phí phân bổ cho giá xuất khẩu, chi phí phân bổ cho sản xuất…

Phương pháp: Cán bộ điều tra sẽ bắt đầu từ sổ sách chứng từ nội bộ của doanh nghiệp để kiểm tra ngược lên bản trả lời Bảng câu hỏi của doanh nghiệp xem bản trả lời có cố ý bỏ qua số liệu nào không, có ghi giảm số liệu nào không.

(ii) Phương pháp kiểm tra

Đối với từng giao dịch được lựa chọn điều tra, việc xác minh thường được cán bộ điều tra tiến hành như sau:

-    Truy nguồn chứng từ, tài liệu: tìm kiếm tất cả các tài liệu liên quan đến giao dịch
-    Xác minh tất cả các chứng từ theo hệ thống xuyên suốt của giao dịch: ví dụ kiểm tra đơn đặt hàng/hợp đồng, vận đơn, tài liệu hải quan, hóa đơn, sổ cái bán hàng, các số liệu kế toán, sổ cái chung, ghi chép hàng ngày, thanh toán (biên nhận tiền mặt, tài khoản ngân hàng)
-    Kiểm tra các giao dịch liên quan: các giao dịch khác có liên quan đến giao dịch đang bị xác minh cũng có thể sẽ bị xem xét.

Hộp - Doanh nghiệp nên chuẩn bị như thế nào cho điều tra thực địa?

Việc chuẩn bị cho điều tra xác minh cần bắt đầu ngay khi doanh nghiệp được lựa chọn vào Nhóm Mẫu, theo từng bước sau đây:

Bước 1: Tính đến khả năng bị điều tra ngay khi trả lời Bảng câu hỏi điều tra. Nói cách khác, doanh nghiệp cần tính đến việc chứng cứ nào sẽ được sử dụng để chứng minh thông tin khi bị điều tra xác minh để lựa chọn thông tin trả lời và phải lưu giữ và sắp xếp thông tin tương ứng. Làm được việc này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khối lượng công việc khổng lồ trong giai đoạn điều tra xác minh sau đó;

Bước 2: Phân tích kỹ lưỡng Công văn thông báo các nội dung điều tra xác minh. Bản Công văn này (dù rất ngắn gọn và không đầy đủ) có thể cung cấp cho doanh nghiệp ít nhiều thông tin về những giao dịch hay vấn đề sẽ bị điều tra xác minh để từ đó doanh nghiệp có thể sơ bộ chuẩn bị (với sự tư vấn của luật sư);

Bước 3: Chuẩn bị các tài liệu, chứng từ dự đoán là sẽ bị cán bộ điều tra yêu cầu (dựa trên phân tích Công văn thông báo các vấn đề sẽ điều tra thực địa và tư vấn của luật sư), đặc biệt là các chứng từ sổ sách kế toán;

Việc doanh nghiệp chậm trễ, mất nhiều thời gian vào việc nghĩ xem tài liệu mà cán bộ điều tra cần đang nằm ở đâu và làm thế nào để tìm ra có thể khiến cán bộ điều tra suy đoán rằng doanh nghiệp không muốn hợp tác hoặc không thể đưa ra chứng cứ chứng minh.

Việc sắp xếp trước các tài liệu cần thiết sẽ rất hữu ích bởi tài liệu được lưu trữ lại theo một hệ thống linh hoạt, dễ hiểu và phù hợp với mục tiêu điều tra và do đó:

+ Có thể xuất trình ngay khi được yêu cầu;

+ Có thể phát hiện các vấn đề tồn tại cần xử lý;

+ Chuẩn bị lập luận giải thích thích hợp với các trường hợp cần thiết.

Bước 4: Chuẩn bị các vấn đề logistics phục vụ hoạt động điều tra xác minh. Đây là những việc rất nhỏ nhưng lại có thể giúp việc điều tra tiến hành thuận lợi, suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và không gây ấn tượng xấu cho cán bộ điều tra. Ví dụ, chuẩn bị sẵn một máy photocopy chỉ phục vụ cho việc photo các chứng từ mà cán bộ điều tra yêu cầu, tập trung các giấy tờ chứng từ cần thiết về một nơi nếu có thể, chuẩn bị các phòng làm việc đủ rộng để chứa các chứng từ cần thiết, có phòng riêng cho cán bộ điều tra làm việc, có phòng riêng để cán bộ doanh nghiệp và luật sư hội ý khi cần thiết…

Hộp- Bảy điều “cấm kỵ” trong điều tra thực địa

(i)    Đừng bao giờ trả lời gian dối: Cần phân biệt giữa một câu trả lời hạn chế (chỉ trả lời được một phần câu hỏi nhưng vẫn có giá trị) và câu trả lời gian dối (sẽ hủy hoại niềm tin của cán bộ điều tra vào doanh nghiệp);

(ii)    Đừng bao giờ xuất trình một tài liệu giả hoặc đã được “chế biến lại”: Nếu việc này bị phát hiện (mà khả năng này là rất lớn bởi cán bộ điều tra có đủ kinh nghiệm ở rất nhiều cuộc điều tra khác), cán bộ điều tra sẽ mất lòng tin và doanh nghiệp không còn nhiều hy vọng qua được cuộc xác minh;

(iii)    Đừng bao giờ xuất trình một tài liệu chưa được xem xét cẩn thận: Mọi tài liệu trước khi xuất trình phải được kiểm tra kỹ lưỡng (một tiêu đề trên tài liệu không phù hợp, một ghi chú lơ đãng bên rìa… có thể gây hại cho doanh nghiệp). Doanh nghiệp cần kiểm tra không phải để làm lại hay điều chỉnh tài liệu mà để chuẩn bị trước những lập luận hoặc giải thích liên quan;

(iv)    Đừng bao giờ cho phép nhân viên doanh nghiệp phát ngôn với cán bộ điều tra mà không có sự chuẩn bị;

(v)    Đừng bao giờ tự nguyện đưa các thông tin có thể có hại đến sự tin cậy của cán bộ điều tra đối với doanh nghiệp (ví dụ các thông tin về những khoản chi không chính thức, về những rắc rối liên quan đến tòa án… - những thông tin này nếu không được hỏi thì doanh nghiệp không nên tự tiết lộ cho cán bộ điều tra, ngay cả dưới hình thức nói đùa);

(vi)    Đừng bao giờ trả lời ước đoán: Nếu không biết câu trả lời cho một câu hỏi nào đó, tốt nhất là không trả lời, bởi những câu trả lời không chắc chắc, ước đoán có thể gây hại (ít nhất là ở lòng tin của cán bộ điều tra). Nếu nhân viên của doanh nghiệp không chắc về một câu trả lời nào đó, tốt nhất họ nên tham khảo ý kiến của luật sư trước;

(vii)    Đừng bao giờ từ chối cung cấp một tài liệu bất kỳ cho cán bộ điều tra: Việc từ chối cung cấp tài liệu (kể cả những tài liệu không quan trọng) sẽ khiến nguy cơ bị xem là không hợp tác và bị dùng “thông tin sẵn có” gia tăng. Nếu không thể hoặc không muốn cung cấp tài liệu được yêu cầu, doanh nghiệp có thể đề xuất cung cấp một tài liệu thay thế. Nếu doanh nghiệp cố ý lờ đi, cũng có thể gặp may nếu sau đó cán bộ điều tra quên mất tài liệu đó, nhưng nếu họ nhắc lại về tài liệu đó thì doanh nghiệp không có