Theo quy định, thời gian để các bên liên quan trả lời Bảng câu hỏi là 30 ngày tính từ ngày nhận được Bảng câu hỏi điều tra. Thời gian nhận được Bảng câu hỏi điều tra được suy đoán là khoảng 7 ngày sau khi Ủy ban gửi Bảng câu hỏi. Như vậy thời gian tối đa để các bên trả lời Bảng câu hỏi là 37 ngày (ví dụ nếu luật sư của doanh nghiệp bị đơn tiếp cận được ngay với Bảng câu hỏi và do đó không mất thời gian cho thư đi qua đường bưu điện từ Ủy ban châu Âu đến nước xuất khẩu).

 

Các thông tin trả lời trong Bảng câu hỏi điều tra phải đảm bảo chính xác và có căn cứ (có tài liệu chứng minh kèm theo).

 

Ủy ban châu Âu sẽ không sử dụng thông tin trong Bản trả lời Bảng câu hỏi (và thay thế bằng những thông tin sẵn có bất lợi) nếu:

 

-    Bản trả lời câu hỏi gửi trễ hạn; hoặc
-    Bản trả lời câu hỏi không đầy đủ, sai hoặc gian lận đến mức có thể ảnh hưởng hoặc cản trở việc điều tra.

 

Bản không mật của tất cả các bản trả lời Bảng câu hỏi điều tra (tức là bản trả lời Bảng câu hỏi đã lược bỏ các thông tin được doanh nghiệp trả lời đánh dấu mật) sẽ được Ủy ban châu Âu công khai để các bên liên quan có thể tiếp cận được.

 

Lưu ý đối với doanh nghiệp

 

Bảng câu hỏi điều tra thường dài và phức tạp. Trong khi đó các thông tin mà doanh nghiệp đưa ra trong Bản trả lời Bảng câu hỏi sẽ là dữ liệu quan trọng và cơ bản mà Ủy ban châu Âu sẽ sử dụng để điều tra và do đó có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả điều tra đối với doanh nghiệp. Vì vậy các doanh nghiệp cần thực hiện việc trả lời Bảng câu hỏi một cách cẩn trọng nhất có thể, đọc kỹ các hướng dẫn trước khi thực hiện (đặc biệt là hướng dẫn về cách trả lời các loại câu hỏi, cách đánh dấu thông tin mật…).

 

Trước khi trả lời Bảng câu hỏi điều tra, doanh nghiệp cần chú ý làm rõ định nghĩa chính xác sản phẩm bị điều tra nhằm đảm bảo rằng:

 

-    Các thông tin đưa ra khi trả lời Bảng câu hỏi điều tra là thông tin về/của sản phẩm bị điều tra chứ không phải là thông tin về cả các sản phẩm khác (tránh đưa thông tin quá rộng)
-    Các thông tin đưa ra khi trả lời Bảng câu hỏi điều tra không bị bó hẹp riêng ở một nhóm mẫu/loại nào của sản phẩm bị điều tra (tránh đưa thông tin quá hẹp).

 

Việc trả lời Bảng câu hỏi điều tra cần chú ý đảm bảo:

 

-    Trả lời đầy đủ và chính xác nhất có thể, kèm theo tất cả các tài liệu chứng minh liên quan (đặc biệt là chứng minh các số liệu đã nêu trong phần trả lời);
-    Chỉ được bổ sung các thông tin có liên quan đến các câu hỏi trong Bảng câu hỏi điều tra; 
-    Trường hợp câu hỏi không liên quan đến doanh nghiệp mình thì cần giải thích rõ ràng tại sao không liên quan;
-    Trường hợp câu trả lời cho câu hỏi là “Không” thì phải ghi rõ là “None” (chứ không được để trống, không trả lời);
-    Đánh dấu theo đúng quy định các nội dung mà doanh nghiệp xem là thông tin mật (không công khai).

 

Trong quá trình trả lời Bảng câu hỏi, nếu có vấn đề gì chưa rõ doanh nghiệp có thể liên hệ với cán bộ Ủy ban phụ trách về vụ việc (tên và thông tin liên hệ được nêu rõ trên Bảng câu hỏi) để được giải thích hoặc hướng dẫn trả lời. Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các công việc này sẽ được luật sư tư vấn hướng dẫn cụ thể và theo hướng có lợi cho doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có luật sư tư vấn riêng.

 

Chú ý là bản trả lời Bảng câu hỏi điều tra sẽ được công khai cho tất cả các bên liên quan trong vụ điều tra tiếp cận (đặc biệt là bên nguyên đơn), vì vậy doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung mật, không công khai để đánh dấu theo đúng yêu cầu (bởi nếu không cơ quan điều tra sẽ suy đoán đó là thông tin không mật và sẽ công khai).

 

Hộp - Một số điểm về kỹ thuật cần lưu ý khi trả lời Bảng câu hỏi điều tra     1.    Trả lời các câu hỏi theo trình tự trong Bảng câu hỏi. Các thông tin và bảng biểu phải tuân thủ hình thức chung và phải được ghi tên rõ ràng. Trường hợp không có đủ chỗ để đưa thông tin trong bảng câu hỏi, có thể bổ sung thêm phụ lục (nêu rõ phụ lục để bổ sung thông tin cho câu hỏi nào, phần nào); 2.    Tất cả các bảng biểu được sử dụng làm nguồn để trả lời Bảng câu hỏi, đặc biệt là các bảng biểu liên quan đến các thông tin trong báo cáo kế toán tài chính, cần được lưu trữ theo hệ thống để có thể truy cập/xuất trình được khi Ủy ban châu Âu điều tra thực địa; 3.    Mọi thông tin nêu trong Bản trả lời Bảng câu hỏi điều tra đều phải đảm bảo có thể truy nguồn trong các tài liệu kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp; 4.    Tất cả các tài liệu gửi trong hoặc kèm theo bản trả lời Bảng câu hỏi điều tra nếu được viết bằng ngôn ngữ khác thì phải kèm theo một bản dịch tiếng Anh; 5.    Các thông tin cần được nộp dưới dạng số hóa trên máy vi tính (bản mềm) phù hợp với các mẫu trong Mục H của Bảng câu hỏi điều tra. Chú ý để đảm bảo rằng các files thông tin không bị virus (việc nộp tài liệu chứa virus có thể bị xem là hành động làm ảnh hưởng/cản trở quá trình điều tra). Việc không nộp tài liệu được số hóa có thể bị xem là hành vi không hợp tác. 6.    Bảng câu hỏi không chỉ liên quan đến doanh nghiệp xuất khẩu mà cả các chi nhánh, đơn vị trực thuộc hoặc công ty con của doanh nghiệp. Vì vậy: -    Nếu doanh nghiệp có chi nhánh, công ty con hoặc đơn vị phụ thuộc tại EU có liên quan đến việc bán hoặc tiếp thị sản phẩm bị điều tra, mỗi đơn vị này sẽ phải trả lời một Bảng câu hỏi dành riêng cho họ (Phụ lục I Bảng câu hỏi điều tra); -    Nếu doanh nghiệp có chi nhánh, công ty con hoặc đơn vị phụ thuộc ngoài EU có liên quan đến việc bán hoặc tiếp thị sản phẩm liên quan tại thị trường nội địa nước xuất khẩu hoặc sang EU hoặc sản xuất sản phẩm bị điều tra, đơn vị đó phải trả lời Bảng câu hỏi này riêng rẽ/độc lập với doanh nghiệp liên quan. 7.    Sử dụng các số liệu về tiền ghi trong sổ kế toán để trả lời các câu hỏi liên quan đến số liệu. Trường hợp số tiền không có trong sổ kế toán và cần được quy đổi thì sử dụng tỷ giá hối đoái trung bình như được nêu trong Phụ lục II của Bảng câu hỏi điều tra; 8.    Xác định rõ các loại đơn vị đo và đơn vị tiền tệ sử dụng trong các bảng, danh mục hoặc tính toán; 9.    Trừ các trường hợp khác biệt được nêu rõ, các số liệu khai báo phải nằm trong khoảng thời gian điều tra (như nêu tại trang đầu tiên của Bảng câu hỏi điều tra); 10.    Nếu doanh nghiệp có đơn vị tư vấn (một hãng luật, hãng kế toán…) thì cần xuất trình Văn bản ủy quyền cho Ủy ban châu Âu theo đúng thủ tục và thời hạn.

 

Nguồn: Trung tâm WTO và Hội nhập - VCCI