Thẩm tra thực địa là một hoạt động quan trọng trong quá trình điều tra chống bán phá giá, vì vậy, việc chuẩn bị cho thẩm tra thực địa cần được thực hiện theo một chiến lược đầy đủ và có tính toán ngay từ ban đầu.

 

Các doanh nghiệp bị đơn có thể theo đuổi các chiến lược đối phó khác nhau (thường với sự hỗ trợ của luật sư tư vấn). Mục tiêu của các chiến lược này là làm sao kiểm soán được càng nhiều càng tốt diễn biến cũng như những vấn đề cần xác minh trong quá trình điều tra càng tốt. Trong khi đó cán bộ điều tra của DOC đương nhiên là muốn làm mọi cách để thoát khỏi sự kiểm soát này. Vì vậy, chiến lược đối phó của doanh nghiệp trong thẩm tra thực địa là làm sao kiểm soát được đồng thời thông tin xác minh cũng như thời gian xác minh mà không làm cán bộ DOC “bực mình”. Chiến lược sẽ được xem là thành công khi doanh nghiệp làm cho cán bộ DOC nghĩ rằng họ đang kiểm soát tình hình trong khi trên thực tế họ không xem những gì mà doanh nghiệp không muốn cho họ xem. Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý rằng chiến lược này tuyệt nhiên không phải là để gian lận hay lừa dối cán bộ DOC.

 

Dù theo đuổi chiến lược nào, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các vấn đề sau:

 

(i) Chuẩn bị kỹ càng nhất có thể

 

Việc chuẩn bị cho thẩm tra thực địa cần bắt đầu ngay khi doanh nghiệp được lựa chọn làm bị đơn bắt buộc, theo từng bước một (trình tự thời gian)

 

-    Bước 1: Tính đến khả năng bị điều tra khi cung cấp thông tin cho DOC, đặc biệt là khi trả lời Bảng câu hỏi điều tra. Nói cách khác, doanh nghiệp cần tính đến việc chứng cứ nào sẽ được sử dụng để chứng minh thông tin khi bị thẩm tra thực địa để lựa chọn thông tin trả lời và phải lưu giữ và sắp xếp thông tin tương ứng. Làm được việc này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khối lượng công việc khổng lồ trong giai đoạn thẩm tra thực địa sau đó;

-    Bước 2: Phân tích kỹ lưỡng Bản kế hoạch thẩm tra thực địa của DOC (bản này thường được gửi cho doanh nghiệp ít nhất 1 tuần trước khi bắt đầu cuộc thẩm tra thực địa). Bản kế hoạch này (dù rất ngắn gọn và không đầy đủ) có thể cung cấp cho doanh nghiệp ít nhiều thông tin về những giao dịch hay vấn đề sẽ bị thẩm tra thực địa để từ đó doanh nghiệp có thể sơ bộ chuẩn bị. Ngoài ra, nếu luật sư tư vấn cho doanh nghiệp là người có nhiều kinh nghiệm, luật sư cũng có thể căn cứ vào Bản kế hoạch này và kinh nghiệm của mình để tư vấn cho doanh nghiệp;

-    Bước 3: Chuẩn bị các tài liệu, chứng từ dự đoán là sẽ bị cán bộ điều tra yêu cầu (dựa trên phân tích Bản kế hoạch thẩm tra thực địa và tư vấn của luật sư). Tất nhiên việc chuẩn bị này chỉ tập trung cho các giao dịch và vấn đề mà luật sư và doanh nghiệp cho rằng sẽ bị điều tra (bởi việc chuẩn bị tất cả các chứng từ là không thể) nhưng có một loại chứng từ nên chuẩn bị trong mọi trường hợp (ví dụ mẫu chứng minh phương pháp được sử dụng, sổ sách ghi chép kế toán tổng thể…);

-    Bước 4: Dự kiến trước những vấn đề khác có liên quan mà cán bộ DOC có thể sẽ hỏi để chuẩn bị trước các chứng cứ (bởi trong quá trình điều tra, trên cơ sở chứng cứ mà doanh nghiệp cung cấp, cán bộ DOC thường hỏi thêm về những vấn đề có liên quan tiếp theo);

-    Bước 5: Chuẩn bị các vấn đề logistics phục vụ hoạt động thẩm tra thực địa. Đây là những việc rất nhỏ nhưng lại có thể giúp việc điều tra tiến hành thuận lợi, suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và không gây ấn tượng xấu cho cán bộ điều tra. Ví dụ, chuẩn bị sẵn một máy photocopy chỉ phục vụ cho việc photo các chứng từ mà cán bộ điều tra yêu cầu, tập trung các giấy tờ chứng từ cần thiết về một nơi nếu có thể, chuẩn bị các phòng làm việc đủ rộng để chứa các chứng từ cần thiết, có phòng riêng cho cán bộ điều tra làm việc, có phòng riêng để cán bộ doanh nghiệp và luật sư hội ý khi cần thiết…

 

(ii) Sắp xếp trước tài liệu phục vụ điều tra

 

Với mức độ chi tiết và khối lượng thông tin cần xác minh lớn, thời gian dự kiến cho việc thẩm tra thực địa (khoảng 1 tuần) thường là rất ngắn. Vì vậy, doanh nghiệp bị đơn cần sắp xếp tài liệu theo một cách thức hợp lý và logic để có thể tìm kiếm nhanh nhất, tạo điều kiện cho việc điều tra được thực hiện suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể.

 

Việc doanh nghiệp chậm trễ, mất nhiều thời gian vào việc nghĩ xem tài liệu mà cán bộ điều tra cần đang nằm ở đâu và làm thế nào để tìm ra có thể khiến cán bộ điều tra suy đoán rằng doanh nghiệp không muốn hợp tác hoặc không thể đưa ra chứng cứ chứng minh.

 

Việc sắp xếp trước các tài liệu cần thiết sẽ rất hữu ích bởi:

 

- Tài liệu được lưu trữ lại theo một hệ thống linh hoạt, dễ hiểu và phù hợp với mục tiêu điều tra và do đó:

 

+ Có thể xuất trình ngay khi được yêu cầu

+ Nếu trật tự điều tra thay đổi thì có thể thay đổi lại trật tự tài liệu một cách dễ dàng;

+ Thuận tiện cho cán bộ điều tra mang về DOC (với tính chất là phụ lục kèm theo Báo cáo kết quả xác minh của họ).

 

- Việc sắp xếp lại tất cả các tài liệu sẽ buộc các cán bộ doanh nghiệp và luật sư xem xét lại từng tài liệu và do đó:

 

+ Có thể phát hiện các vấn đề tồn tại cần xử lý;

+ Chuẩn bị lập luận giải thích thích hợp với các trường hợp cần thiết.

 

Làm thế nào để sắp xếp tài liệu trước một cách hợp lý?   -    Photo trước tất cả các tài liệu liên quan có thể phục vụ việc điều tra; -    Để tất cả các tài liệu liên quan đến một vấn đề vào một hồ sơ có dán nhãn cụ thể; -    Trường hợp một tài liệu liên quan đến nhiều giao dịch thì mỗi giao dịch cần đưa vào một tệp hồ sơ riêng

 

(iii) Quyết định trình tự trình bày

 

Thông thường cán bộ DOC sẽ cho phép các doanh nghiệp bị điều tra được linh hoạt trong việc quyết định thứ tự trình bày các vấn đề thuộc nội dung xác minh. Khi quyết định việc này, doanh nghiệp và luật sư của mình nên cân nhắc các vấn đề sau:

 

- Thứ tự các vấn đề trình bày phải logic:

 

Ví dụ thông tin cơ bản về hệ thống kế toán và phân phối của doanh nghiệp cần được trình bày trước để cán bộ DOC có thể hiểu biết cơ bản để xem xét các nội dung trình bày sau đó; hoặc nếu hai vấn đề có liên quan chặt chẽ với nhau thì nên trình bày liền nhau.

 

Cán bộ DOC sẽ nghi ngờ doanh nghiệp cố ý che giấu điều gì nếu thấy các chủ đề liên quan đến nhau lại được trình bày cách xa nhau hoặc nếu các chủ đề được trình bày thiếu logic.

 

- Những vấn đề mà doanh nghiệp chắc chắn và có lợi nên được trình bày sớm;

 

- Cân nhắc kỹ về cách thức và thời điểm trình bày về những vấn đề mà doanh nghiệp không chắc chắn lắm hoặc còn thiếu cơ sở. Khó có thể nói nên trình bày những vấn đề này vào thời điểm nào. Nếu trình bày cuối ngày, để tranh thủ việc các cán bộ điều tra đã mệt và có thể sẽ bỏ qua, không để ý thì nguy cơ là sáng ngày làm việc tiếp theo, khi đã tỉnh táo và sung sức trở lại, họ lại bắt đầu với chính vấn đề đó. Nếu để vấn đề đó vào cuối cuộc điều tra với hy vọng rằng cán bộ điều tra không còn thời gian và do đó sẽ bỏ qua không kiểm tra thì nguy cơ lại là họ có thể quyết định rằng vấn đề đó xem như không thể xác minh được và dùng “thông tin sẵn có” để thay thế.

 

(iii) Giải quyết tất cả các vấn đề về người của doanh nghiệp tham gia tiếp đoàn cán bộ điều tra DOC

 

Khi đoàn cán bộ điều tra DOC đến doanh nghiệp thực hiện công việc xác minh (điều tra thực địa), doanh nghiệp phải cử các nhân viên biết về vấn đề liên quan phục vụ việc điều tra này, chủ yếu dưới 3 hình thức

 

-    Trực tiếp làm việc với cán bộ điều tra (ví dụ cán bộ cấp cao của doanh nghiệp trình bày trước cán bộ điều tra về các vấn đề điều tra);

-    Phục vụ hoạt động điều tra (ví dụ nhân viên giúp tìm tài liệu được yêu cầu, cung cấp các giấy tờ cần thiết…);

-    Là đối tượng điều tra (ví dụ người lao động được phỏng vấn liên quan đến vấn đề số lượng nhân công…).

 

Để đảm bảo rằng sự tham gia của các nhân viên doanh nghiệp vào quá trình điều tra mang lại hiệu quả tốt nhất và không làm phương hại đến kết quả điều tra, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

 

- Về việc phân công trách nhiệm giữa các nhân viên tiếp đoàn điều tra:

 

Thường là đoàn cán bộ 2-3 người của DOC khi xuống doanh nghiệp sẽ phân chia công việc để mỗi người phụ trách một mảng và tiến hành điều tra song song. Như vậy, nhân viên của doanh nghiệp chịu trách nhiệm tiếp đoàn cũng sẽ buộc phải phân chia thành 2-3 nhóm tương ứng. Việc phân chia này nếu không được chuẩn bị chu đáo sẽ khiến cho doanh nghiệp không thể kiểm soát nổi quá trình điều tra. Vì vậy doanh nghiệp cần dự kiến trước tình huống này và có kế hoạch dự phòng chu đáo: nhân viên nào của doanh nghiệp có thể tiếp cán bộ DOC một mình, nhân viên nào cần sự hỗ trợ của luật sư…

 

Ngoài ra, trong quá trình thẩm tra thực địa, một khối lượng công việc logistics lớn chắc chắn sẽ phát sinh (đặc biệt là việc photo tài liệu và thực hiện các phép tính toán cụ thể). Doanh nghiệp cần bố trí đủ nhân viên cho việc này.

 

- Về sự sẵn sàng của nhân viên:

 

Việc tham gia tiếp đoàn điều tra và hợp tác với họ trong suốt quá trình điều tra đòi hỏi các nhân viên của doanh nghiệp phải luôn sẵn sàng trong thời gian này. Đôi khi sự xao nhãng hay vắng mặt không đúng lúc của các nhân viên này có thể dẫn tới hệ quả bất lợi. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp cần phải sắp xếp thời gian biểu làm việc của các nhân viên này để họ có thể toàn tâm với việc điều tra và không phải lo lắng hay chịu trách nhiệm về những công việc hàng ngày của họ tại doanh nghiệp.

 

- Về người làm công tác dịch thuật

 

Cán bộ điều tra DOC nói tiếng Anh và hầu như không sử dụng tiếng bản địa trong quá trình điều tra. Đoàn điều tra thường có một phiên dịch riêng của họ. Tuy nhiên người phiên dịch này khó có thể đảm bảo hết tất cả các phần việc trong quá trình điều tra (đặc biệt là việc dịch tất cả các tài liệu quan trọng trước khi bắt đầu ngày điều tra và việc dịch bổ sung những tài liệu trong quá trình điều tra). Vì vậy doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn một (hoặc một vài) người đảm trách việc dịch này (có thể là nhân viên doanh nghiệp hoặc người dịch chuyên nghiệp).

 

(iv) Tạo mối quan hệ tốt với cán bộ điều tra DOC

 

Quan điểm và đánh giá cá nhân của cán bộ điều tra DOC đóng vai trò quan trọng trong cuộc thẩm tra thực địa. Việc họ có tin rằng những gì mà doanh nghiệp cung cấp là đầy đủ và chính xác không sẽ ảnh hưởng đến kết quả của cuộc điều tra. Vì vậy, doanh nghiệp cần có mối quan hệ công việc tốt với cán bộ điều tra này và tạo được niềm tin nơi họ.

 

Và cũng như ở bất kỳ cơ quan nào khác, DOC cũng có cán bộ giỏi chuyên môn và những cán bộ chuyên môn hạn chế hơn. Vì vậy việc tìm hiểu về cán bộ được cử xuống điều tra tại doanh nghiệp là điều cần thiết để doanh nghiệp biết cách làm việc phù hợp với họ. Trong chừng mực này, nếu luật sư của doanh nghiệp đã từng làm việc với những cán bộ này trong các vụ việc trước mà họ tham gia, luật sư có thể có lời khuyên hữu ích cho doanh nghiệp.

 

Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp cần chú ý những việc sau đây:

 

-    Tạo một môi trường làm việc thoải mái, tiện nghi cho cán bộ điều tra;

-    Cố gắng để việc điều tra của họ được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, vui vẻ;

-    Việc lo bữa ăn uống, quà cáp cho cán bộ điều tra tương đối nhạy cảm: cán bộ DOC không được phép nhận cái gì có giá trị từ doanh nghiệp, tuy nhiên, họ được chấp nhận lời mời của doanh nghiệp cho những bữa ăn đơn giản (đặc biệt là ăn tại trụ sở của doanh nghiệp).

 

(v) Hợp tác tốt trong quá trình hậu thẩm tra thực địa

 

Sau khi cuộc điều tra kết thúc, cán bộ DOC sẽ bắt đầu soạn thảo Báo cáo thẩm tra thực địa (Báo cáo xác minh – verification reports). Doanh nghiệp và luật sư có thể hỗ trợ cán bộ DOC trong hoạt động này, ví dụ:

 

-    Giải trình lại cho họ về một số vấn đề mà họ đã quên ghi lại;

-    Photo bổ sung cho họ những tài liệu mà họ đã quên không photo mang về;

 

Đây là những việc rất nhỏ nhưng nếu không hỗ trợ cán bộ DOC kịp thời, họ có thể xử lý vấn đề theo hướng bất lợi cho doanh nghiệp.

 

Khi dự thảo Báo cáo hoàn thành, DOC thường gửi bản sao dự thảo cho luật sư của doanh nghiệp bị đơn để kiểm tra lại những thông tin mật cần đưa ra khỏi Bản báo cáo xác minh chính thức. Tuy nhiên, luật sư của doanh nghiệp, vào việc kiểm tra lại này, có thể tận dụng cơ hội để đề xuất sửa đổi về nội dung dự thảo (ví dụ khi họ hiểu nhầm một điểm quan trọng, khi họ bỏ quên một vấn đề trọng yếu…) – trên thực tế đôi khi cán bộ điều tra cũng chấp nhận điều chỉnh dự thảo báo cáo (mặc dù việc này tương đối hiếm vì DOC không cho phép những sửa đổi chính yếu đối với dự thảo báo cáo nhưng đôi khi vẫn thành công). Luật sư và doanh nghiệp chỉ có 24g để bình luận dự thảo báo cáo này (trong khi báo cáo này thường dài vài chục trang) – vì vậy phải làm rất nhanh.

 

Những điều cần tránh trong quá trình thẩm tra thực địa   -    Đừng bao giờ trả lời gian dối: Cần phân biệt giữa một câu trả lời hạn chế (chỉ trả lời được một phần câu hỏi nhưng vẫn có giá trị) và câu trả lời gian dối (sẽ hủy hoại niềm tin của cán bộ điều tra vào doanh nghiệp); -    Đừng bao giờ xuất trình một tài liệu giả hoặc đã được “chế biến lại”: Nếu việc này bị phát hiện (mà khả năng này là rất lớn bởi cán bộ DOC có đủ kinh nghiệm ở rất nhiều cuộc điều tra khác), cán bộ điều tra sẽ mất lòng tin và doanh nghiệp không còn nhiều hy vọng qua được cuộc xác minh; -    Đừng bao giờ xuất trình một tài liệu chưa được xem xét cẩn thận: Mọi tài liệu trước khi xuất trình phải được kiểm tra kỹ lưỡng (một tiêu đề trên tài liệu không phù hợp, một ghi chú lơ đãng bên rìa… có thể gây hại cho doanh nghiệp). Doanh nghiệp cần kiểm tra không phải để làm lại hay điều chỉnh tài liệu mà để chuẩn bị trước những lập luận hoặc giải thích liên quan; -    Đừng bao giờ cho phép nhân viên doanh nghiệp phát ngôn với cán bộ điều tra mà không có sự chuẩn bị; -    Đừng bao giờ tự nguyện đưa các thông tin có thể có hại đến sự tin cậy của cán bộ DOC đối với doanh nghiệp (ví dụ các thông tin về những khoản chi không chính thức, về những rắc rối liên quan đến tòa án… - những thông tin này nếu không được hỏi thì doanh nghiệp không nên tự tiết lộ cho cán bộ điều tra, ngay cả dưới hình thức nói đùa); -    Đừng bao giờ trả lời ước đoán: Nếu không biết câu trả lời cho một câu hỏi nào đó, tốt nhất là không trả lời, bởi những câu trả lời không chắc chắc, ước đoán có thể gây hại (ít nhất là ở lòng tin của cán bộ điều tra). Nếu nhân viên của doanh nghiệp không chắc về một câu trả lời nào đó, tốt nhất họ nên tham khảo ý kiến của luật sư trước; -    Đừng bao giờ từ chối cung cấp một tài liệu bất kỳ cho cán bộ điều tra: Việc từ chối cung cấp tài liệu (kể cả những tài liệu không quan trọng) sẽ khiến nguy cơ bị xem là không hợp tác và bị dùng “thông tin sẵn có” gia tăng. Nếu không thể hoặc không muốn cung cấp tài liệu được yêu cầu, doanh nghiệp có thể đề xuất cung cấp một tài liệu thay thế. Nếu doanh nghiệp cố ý lờ đi, cũng có thể gặp may nếu sau đó cán bộ điều tra quên mất tài liệu đó, nhưng nếu họ nhắc lại về tài liệu đó thì doanh nghiệp không có lựa chọn nào khác ngoài việc hợp tác với họ nếu không muốn hệ quả xấu.

Nguồn: Trung tâm WTO và Hội nhập - VCCI